E-Rechnung
Seit 1. Januar 2025 ist sie da: die neue deutsche E-Rechnung im EU-Mehrwertsteuer-Kontext. Für mich ist das ein weiteres Beispiel dafür, wie Digitalisierung als Vereinfachung verkauft wird – während kleine Unternehmen am Ende wieder neue Pflichten, neue Formate und neue Kosten tragen.
Stand der Prüfung: 22.01.2025 – Ich bin kein Steuerberater und kein Anwalt. Der Beitrag ist meine persönliche Einschätzung; bitte prüft Einzelfälle mit Steuerberatung oder Rechtsberatung.
Der ganze Beitrag ist meine persönliche Einschätzung und Meinung. Die „Regelungen im Umgang mit Behörden“ sowie den Punkt 6 „Leitweg‑ID“ habe ich ausgelassen – also lest bitte auch selbst nach!
Das Wichtigste vorab und am Ende mein Fazit:
- Papierrechnung: im Übergangszeitraum weiter erlaubt (siehe Punkt 11)
- PDF-Rechnung per Mail: im Übergangszeitraum weiter erlaubt, aber nur mit Zustimmung des Empfängers (siehe Punkt 11). Ab 2028 wird es für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen deutlich enger.
Die E-Rechnung: Wer hat uns das eingebrockt?
Die E-Rechnung ist eine Umsetzung vom Wachstumschancengesetz der Ampel-Regierung und wurde im März 2024 veröffentlicht.
Politische Grundlage: Wachstumschancengesetz 2024 – für mich kein Bürokratieabbau, sondern neue Pflichtendigitalisierung.
Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Rechtlich stimmt: Private Endverbraucher sind nicht direkt verpflichtet.
Wirtschaftlich ist das für mich aber nur die halbe Wahrheit: wenn Unternehmen Zeit, Software, Schulung und Umstellung bezahlen müssen, landen diese Kosten am Ende in Preisen, Honoraren oder Gebühren – also doch wieder beim Kunden.
Zu Punkt 1. ⇒ Warum wird die verpflichtende E-Rechnung eingeführt?
Digitalisierung fördern, Prozesse vereinfachen, Einsparpotenziale
Wenn ich lese: Digitalisierung fördern, Prozesse vereinfachen, Einsparpotenziale – werde ich hellhörig.
Nach 30 Jahren als Unternehmerin glaube ich nicht, dass das für kleine Betriebe automatisch einfacher wird. Erst einmal sehe ich neue Pflichten, neue Formate und neue Umstellungskosten.
Für viele kleine Unternehmen war es einfach: Rechnung in Word oder Excel schreiben, als PDF speichern, per Mail versenden. Genau diese einfache PDF ist seit 2025 aber keine E-Rechnung mehr, sondern nur noch eine sonstige Rechnung – und damit beginnt der eigentliche Umstellungsdruck.
Ab jetzt wird es komplizierter, weil aus einer einfachen Rechnung ein strukturierter Datensatz nach Standard, Übergangsrecht, Archivierungspflicht und künftig wohl ein Baustein für digitale Meldesysteme wird.
Zu Punkt 2. ⇒ Wie ändern sich die Regelungen für elektronische Rechnungen?
Sonstige Rechnung schreiben
Ab dem 01.01.2025 heißt eine Rechnung auf Papier oder als einfaches PDF nicht mehr E-Rechnung, sondern Sonstige Rechnung.
Im Übergangszeitraum darf sie noch verwendet werden – Papier immer, PDF per Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.
Weiter unten in Punkt 11 kommen wir noch dazu, wie das weiter erlaubt ist.
Zu Punkt 3. ⇒ Was ist ein „inländisches Unternehmen“?
Warum wird es für ALLE teurer?
Auch Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer und Ärzte können betroffen sein – je nach Umsatz, Empfänger und Ausnahme.
Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.
Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer, Ärzte
Der Unternehmerbegriff im Umsatzsteuerrecht ist viel weiter, als viele denken: Auch Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer oder Ärzte können darunterfallen. Ob sie tatsächlich E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt aber vom konkreten Umsatz, vom Empfänger, von Ausnahmen und Übergangsfristen ab. Genau diese Komplexität ist für mich das Problem.
Zu Punkt 4. ⇒ Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
- bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Ohne diese Ausnahmen wären viele Alltagsfälle kaum praktikabel – etwa Kleinbeträge, Fahrausweise oder typische B2C-Situationen.
Die Ausnahmen zeigen für mich vor allem eines: Einfach ist das nicht.
Rechtlich sind Endverbraucher oft nicht direkt betroffen, praktisch zahlen sie Bürokratiekosten aber trotzdem mit – bereits heute.
Zu Punkt 5. ⇒ Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung?
Gerade Vereine zeigen, wie praxisfern solche Regelungen werden können: Ehrenamtliche Kassiererinnen und Kassierer müssen ohnehin schon viel Verantwortung tragen.
Wenn ein Verein teilweise unternehmerisch tätig ist, kommt nun auch noch E-Rechnung, Empfangspflicht und Formatfrage dazu.
Für mich ist das kein Bürokratieabbau, sondern zusätzliche Belastung fürs Ehrenamt.
Vereine in Deutschland
In Deutschland ist ein Vereinssterben und es finden sich kaum Personen für die notwendigen Posten.
Am unbeliebtesten ist der Posten des Kassiers – weil da gibts viel Arbeit und Haftung. Für viele Vereine bedeutet die neue E-Rechnung: noch mehr Verantwortung für ehrenamtliche Kassenführung.
Zu Punkt 7. ⇒ Welche Formate sind für eine E-Rechnung zulässig?
Halleluja – es ist eine DIN-Norm geworden – herzlichen Glückwunsch!
Die sinnvollste DIN-Norm war noch DIN-A4 – danach hätte man damit aufhören sollen.
DIN-Norm EN 16931
Aber es ist nicht einfach nur „eine neue DIN-Norm“, sondern eine europäische Normenreihe EN 16931, die technisch durch CEN umgesetzt wurde:
Die E-Rechnung hängt an der europäischen Norm EN 16931 und an Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Genau hier entsteht der praktische Aufwand: Was früher ein lesbares PDF war, wird nun ein strukturierter Datensatz, der technisch korrekt erzeugt, geprüft, verschickt und archiviert werden muss.
Zu Punkt 8. ⇒ Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?
Dass als Übermittlungsweg sogar E-Mail, Portale, Schnittstellen oder im Einzelfall ein USB-Stick genannt werden, beruhigt mich aus IT-Security-Sicht nicht.
Rechtlich mag das flexibel sein – praktisch entstehen neue Risiken, hier ein paar Beispiele:
- falsche Datei,
- falscher Empfänger,
- Phishing,
- Schadsoftware,
- fehlende Verschlüsselung.
Fortschritt oder lang angelegte Überwachung?
Jean-Claude Juncker war von 2014 bis 2019 Präsident der Europäischen Kommission.
Seine Aussage zur Politik der EU ist ein häufig zitiertes Juncker-Zitat:
Wir beschließen etwas, stellen das dann in den Raum und warten einige Zeit ab, was passiert. Wenn es dann kein großes Geschrei gibt und keine Aufstände, weil die meisten gar nicht begreifen, was da beschlossen wurde, dann machen wir weiter – Schritt für Schritt, bis es kein Zurück mehr gibt.
Mich erinnert diese schrittweise Einführung an das häufig zitierte Juncker-Motiv: Erst wird etwas eingeführt, dann erweitert.
Genau das ist meine Sorge bei der E-Rechnung: Heute Empfangspflicht und Übergangsfristen, morgen vielleicht verpflichtende Verarbeitung und Meldesysteme.
Juncker wird auch mit dem folgenden Satz zitiert: Wenn es ernst wird, muss man lügen.
Zu Punkt 9. ⇒ In welchem Umfang muss eine E-Rechnung elektronische Datenverarbeitung ermöglichen?
Heute keine zusätzliche Verarbeitungspflicht – aber Grundlage für spätere Meldesysteme?
Heute KANN und Morgen MUSS?
Heute sagt das BMF: Der Empfänger muss nicht mehr elektronisch verarbeiten, als ohnehin für die Aufbewahrung nötig ist.
Gleichzeitig steht im selben FAQ, dass die E-Rechnung ein späteres Meldesystem vorbereitet. Genau da liegt meine Kritik: Strukturierte Rechnungsdaten sind für Verwaltung und Kontrolle viel leichter auswertbar.
Erinnert ihr euch noch an die Snowden und den Überwachungs-Skandal? Wollen wir uns erinnern?
Jeden Tag speichert der BND 220 Millionen Verbindungsdaten von Kommunikation. Pro Monat 1,3 Milliarden Verbindungsdaten an die NSA. Das nennt man dann „Massenüberwachung“.
Was wird mit den E-Rechnungen passieren, wenn alle Unternehmen es erstmal „schön strukturiert aufbereitet“ haben? Tja. Die Überwachung ist unsichtbar, aber sie ist Realität.
Zu Punkt 10. ⇒ Müssen E-Rechnungen auch für Barverkäufe ausgestellt werden?
Das BMF sagt: Für Barzahlungen gelten keine besonderen Regeln; bei B2B über 250 Euro kann eine E-Rechnung erforderlich sein, wenn keine Übergangsregel greift.
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.
Da passt es wunderbar, wenn man schon mal (unauffällig) eine Begrenzung bei 250 Euro einführen kann.
Ich nenne das „durch die Hinterür“, weil die Kunden davon nichts merken werden:
Bargeld bleibt zwar möglich, aber selbst bei Barzahlung kann im B2B-Fall über 250 Euro eine E-Rechnung zum Thema werden.
Für mich zeigt das: Die Pflicht hängt nicht an der Zahlungsart, sondern an der steuerlichen Einordnung – und genau das macht einfache Alltagsfälle komplizierter.
Kosten für Kassensysteme
Schaut euch mal unter dem Link hier zur IHK an, was Kassensysteme heute nach den neuen Verordnungen können müssen!
Das kostet Tausende Euro und die Software kostet auch jeden Monat. Und das muss dann auch verarbeitet werden können. Und. Und. Und.
Die „Rechnung“ zahlt am Ende immer der Kunde, durch höhere (Produkt-)Preise!
Zu Punkt 11. ⇒ Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer E-Rechnung?
PDF per Mail bleibt im Übergangszeitraum möglich, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Ob eine Zustimmung ausdrücklich, konkludent oder über laufende Geschäftsbeziehungen vorliegt, da wird es schon wieder kompliziert.
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Übergangsregelungen – das ist wie den Frosch ins kalte Wasser zu setzen und den Topf dann nur langsam immer weiter zu erhitzen, bis es kocht und der Frosch gegart wird.
Genau das passiert hier gerade und ich denke gleich wieder an Juncker…
Papierrechnung & PDF-Datei weiter erlaubt
- Papierrechnung: ist erlaubt und könnte eine Renaissance erleben!
- Für alle Unternehmen: bis 31.12.2026
- Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz (2026) bis 800.000 Euro: bis 31.12.2027
- PDF-Rechnung per Mail: ist erlaubt, wenn der Kunde zustimmt ⇒ wichtig hierbei: da steht NICHT, dass der Empfänger VORHER zustimmen muss! Aus meiner Sicht würde damit ein Satz auf der Rechnung ausreichen, wie zB „Durch die Bezahlung dieser Rechnung erkennen Sie den Versand als PDF an“ – aber das ist meine persönliche Einschätzung und müsste ein Fachanwalt für Steuerrecht prüfen!
Zu Punkt 12. ⇒ Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E-Rechnungen?
Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Noch reicht ein E-Mail-Postfach.
Meine Sorge: Die Pflicht wird später weiter ausgebaut, wie wir es schon oft erlebt haben.
Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen (siehe Frage 4), müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
Das klingt klein – bedeutet aber trotzdem: Man muss wissen, was eine E-Rechnung ist, wie man sie öffnet, prüft und aufbewahrt. Und auch hier entstehen für jeden Unternehmer wieder Kosten, die am Ende auf Produkt bzw. Dienstleistung umgelegt werden müssen.
Zu Punkt 13. ⇒ Aufbewahrung ⇒ klingt so harmlos, wird uns Steuerzahler MILLIARDEN kosten!
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat.
8 Jahre – das waren bisher 10 Jahre!
Durch diese Veränderung verjährt CumEx und CumCum – was für ein Geniestreich!
Warum ist die simple Aufbewahrung so ein Hammer? Weil dahinter was GANZ ANDERES steckt, als „Bürokratieabbau“! Im Bild das Abstimmungsergebnis zum Gesetz – die SPD hat geschlossen für JA gestimmt hat! Warum nur?
Abstimmung im Bundestag zum Wachstumschancengesetz
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14b UStG wurde grundsätzlich von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Wer jetzt wirklich so naiv ist und glaubt, es ginge darum die Unternehmen von Bürokratie zu entlasten, der hat die letzten Jahre politisch sicher geschlafen! #CumEx #CumCum #WireCard
#Scholz #IchKannMichNichtErinnern
2016 traf sich der damalige Bürgermeister von Hamburg und heutige Bundeskanzler Olaf Scholz mit dem Bankgesellschaftler Christian Olearius. Nach diesem Treffen verzichtete die Finanzverwaltung des Bundeslandes auf Steuerrückforderungen in Höhe von 47 Millionen Euro.
„Mehr als 100 Banken auf vier Kontinenten sind von den Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden betroffen sowie letztlich wohl circa 1000 Verantwortliche“, heißt es laut Handelsblatt in dem Gesetzentwurf des Finanzministers. Allein in Nordrhein-Westfalen, wo die allermeisten Cum-Ex-Ermittlungen laufen, gibt es nach Angaben von Landesjustizminister Peter Biesenbach (CDU) 68 Ermittlungsverfahren mit rund 880 Beschuldigten.
Und da sind wir noch nicht beim Wirecard-Skandal!
Video zu CumEx
Der größte Steuerraub, der stattgefunden hat!
Hier ein Video von „Steuern mit Kopf“ zu den aktuellen Entwicklungen rund um CumEx vom 25.01.25!
Über mehr als 20 Jahre wurde Kapital-Ertragssteuer vom Finanzamt mehrfach erstattet und das Handelsblatt schreibt von „nahezu 900 Millionen Euro“ an Steuerhinterziehung, an der allein 1 Mann beteiligt war.
ABER: Das ist ja „nur“ die hinterzogene Steuer!
Die Einkünfte, um die es geht, wären 4x so hoch, also: mehr als 3 Milliarden Euro, wo als Gewinne dann nicht versteuert wurden! Der 1 Mann soll dabei (lt. Handelsblatt) selbst einen Profit von 50 Millionen Euro gemacht haben. Das Geld wurde anscheinend auf eine Gesellschaft im Ausland übertragen (Zanetti Treuhand AG) – der Mann „hat das Geld also nicht mehr“ und damit bestünde sogar die Möglichkeit, daß das Verfahren eingestellt wird!
Dem Bundesministerium für Finanzen war anscheinend seit 1999 (!!!) bekannt, daß #CumEx vorhanden ist – es zieht sich jetzt also bereits über 26 Jahre.
Warum ist das so möglich?
Weil unser Steuersystem (absichtlich?!?) so kompliziert und undurchsichtig ist, daß sich am Ende keiner mehr auskennt – nicht einmal die Finanzbeamten selbst.
Stichwort: überbordende Bürokratie
- Finanzwende e.V. Petition: Ein Jahr, um CumCum-Milliarden zurückzuholen
- Tagesschau: Bürokratieentlastungsgesetz „Ein Geschenk an Kriminelle“
- MI-direkt: Aufbewahrungfrist: Verbindung zu Cum-Ex?
- Frankfurter Rundschau: „Müssen Milliarden zurückholen“ – Forderung nach Korrektur des Bürokratieabbaugesetzes
- Handelsblatt: So wird die erfolgreiche Staatsanwältin Anne Brorhilker demontiert
- Legal Tribune Online: Cum-Ex-Chefermittlerin kehrt der Justiz den Rücken „Überhaupt nicht zufrieden, wie Finanzkriminalität verfolgt wird“
Zu Punkt 14. ⇒ Elster
Ob das dann in Elster funktioniert?
Zu Punkt 15. ⇒ Woher kommt der Mist? Von der EU
Da muss ich wieder an Juncker denken: Wir führen das erstmal „nur“ für die „öffentliche Verwaltung“ ein… und dann machen wir einfach weiter. Genau SO läuft das mit allen Punkten in der EU!
Ihre Vorgaben wurden von dem Europäischen Komitee für Normung (Comité Européen de Normalisation – CEN) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt.
Mein Fazit
Das ganze Ungetüm wird uns Steuerzahler in der EU Millionen Euro kosten!
Warum?
- Einfachheit: es gibt nichts „einfacheres“, als eine Rechnung in Word oder Excel zu schreiben, sie auf Papier auszudrucken oder als PDF zu speichern und einem Kunden zu geben oder zu senden! Es ist also FALSCH, daß dieses Bürokratie-Monster irgendwas EINFACHER machen würde, sondern das Gegenteil ist der Fall!
- Zeit ist Geld: es wird JEDEN Bürger innerhalb der EU treffen, denn die dicke Rechnung für die Umstellung der Unternehmen (Aufwand Zeit + Geld) zahlt jeder einzelne Bürger!
- Software-Kosten: Heute ist die Software „kostenlos“ oder kostet nur wenig Geld, wie zB von der DATEV – aber ist das erstmal ZWANG und eingeführt: Was kostet es ab 2027?
Wir Leben in Europa, das ist ein Kontinent (zu dem übrigens auch Russland gehört) – und die EU ist ein Wirtschaftsverbund, aus aktuell 27 Ländern.
Man kommt doch vor Papieren, Steuern und Bürokratie als Unternehmer gar nicht mehr zum Arbeiten!
Der Wahnsinn muss endlich aufhören, die EU ist ein Fass ohne Boden!
Gemäß Artikel 4 der MFR-Verordnung unterliegen diese Obergrenzen einer nominalen automatischen Anpassung nach oben von 2 % pro Jahr.[2] Im MFR für den Zeitraum 2021 bis 2027 waren Mittel für Verpflichtungen in Höhe von insgesamt 1 824,3 Mrd. EUR zu Preisen von 2018 vorgesehen, davon 1 074,3 Mrd. EUR für den MFR und 750 Mrd. EUR für das Aufbauinstrument NextGenerationEU (NGEU), die infolge der programmspezifischen Anpassungen gemäß Artikel 5 der MFR-Verordnung um weitere 11 Mrd. EUR aufgestockt wurden.
Das sind 1.824.300.000.000 Euro aus Steuergeldern!
Unternehmer in Europa haben nur noch eine Chance, wenn die EU radikal verändert oder abgeschafft wird!
Für mich gilt: das Wachstumschancengesetz muss reformiert oder abgeschafft werden!
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